Mejoramiento Continuo, DMAIC aplicado a la vida

En un post anterior mencionaba las etapas de una de las metodologías de mejoramiento continuo, 6 Sigma. Estas son Definir, Medir, Analizar, Implementar y Controlar (siglas comúnmente usadas: DMAIC).

Abundemos sobre cómo podemos aplicar la metodología de mejoramiento continuo a nuestra vida personal.

D=(Definir)

En esta fase utilizamos diversas herramientas para definir los siguientes elementos, a nivel de proyecto: enfoque, alcance, equipo, presupuesto, recursos, indicadores de éxito (métricas), etc.

  • Proyectos= Importante decidir proyectos familiares y establecernos ‘milestones’ (como pequeñas metas)
  • Budget=presupuesto familiar (base de muchos de los proyectos familiares que como familia emprendemos, incluyendo las vacaciones y los asuntos relacionados con la salud).
  • Estrategias o Metas a  largo plazo.
  • Recursos- identificar qué recursos dispongo para lograr mis objetivos.

Nota: Se pueden incluso aplicar principios de Project Management, no es mi intención irme profundo aquí, (no es el objetivo del ‘post’), pero llevar la gerencia de proyectos a la vida personal, empezaría precisamente con establecernos metas (individuales y comunes) a corto y largo plazo y, medir progreso periódicamente.

  • A un nivel macro -antes de emprender un proyecto particular- debemos tener claro un Norte, unos objetivos primordiales. Al igual que una organización requiere visión y misión, una familia no es diferente: Algunos ejemplos serian: Definir cuál es nuestra visión del matrimonio, qué valores comunes compartimos, cuáles son nuestros acuerdos (reglas- sí, reglas, por ejemplo: reglas de cómo manejar conflictos cuando surjan, reglas esenciales de crianza (no todo puede estar escrito, pero debe ser un ‘must’ definer acuerdos esenciales, algunos ejemplos son: Respeto (más concreto: “En casa no se grita”, entre otras) , qué valores vamos a inculcar a nuestros hijos?, ¿en que iglesia nos congregaremos para –entre otras cosas- fortalecer nuestra espiritualidad y tener las herramientas para formar nuestro carácter?, etc.- las otras te las dejo para que las discutas en familia).
    • ¿Cuales son nuestras metas a corto plazo? A largo plazo (las individuales, y como éstas se alinean con las comunes) – por ejemplo si yo quiero ser consejera y mi esposo, abogado; tenemos tres hijos creciendo: ¿podemos acordar estudiar uno primero y otro después en vez de estudiar y trabajar ambos para no impactar a nuestros hijos que tanto nos necesitan?

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M=(Medir)

  • En este paso definimos o identificamos las métricas=indicadores de progreso: en el entorno laboral algunas métrica pueden ser ‘attendance’, ‘adherence to schedule’, ‘lead time’, ‘savings per year’, etc. Estas nos permiten ver ‘dónde estamos’ con respecto a ‘dónde queremos estar’. Ver los ‘gaps’ y trabajar para acortar constantemente esa distancia entre donde estoy y donde quiero estar.
    • Aplicación a la vida: Algunas formas de ‘ver’ cómo vamos son: llevar un diario, calendar chart (yo por ejemplo anoto en un calendario ‘at a glance’ los días en que hice algo para lograr una meta (eso me deja ver mi esfuerzo en un ‘snap shot’), ¿suena a locura?, Maybe… pero en momentos de crisis, dibujé caritas tristes en el calendario y aún en los “PEORES” meses de mi vida, tuve más días con caritas alegres que días con caritas tristes, eso me dio una perspectiva real, y al ver meses subsiguientes, pude ver que tengo mucho de lo que sentirme agradecida; ya no hago las caritas, fue un ejercicio necesario en el momento, para mí: muy útil. Otra cosa que hago es medir progreso contra metas como por ejemplo: perder peso, no soy buena en esto, no soy modelo a seguir, me atrevo a traer el ejemplo porque en la teoría (y en la práctica de mi hermana que es una flaca!) sé lo que conlleva mantenerse en peso y mis hábitos (escritos o no) me dicen cuando I am on the wrong track!. So, me alineo con los que sugieren escribir lo que comemos, al final del día nos da ‘una foto’ bien chévere de nuestros hábitos alimenticios. Escribir, especialmente en calendarios, nos da una foto de nuestros patrones. Escribir lo que pensamos, lo que comemos, a ¿dónde vamos? Mira tu agenda del mes pasado, ¿en que invertiste el tiempo? ¿Te gusta el resultado? ¿Si? ¿Te gustará a largo plazo? Síguelo haciendo, si no, cambia de canal!
    • Otro ejercicio de aplicación práctica ( Para ver: ¿cómo estoy viviendo?)- es el utilizar una especie de ‘random reminder’ (en ingeniería se usa para ir a observar una tarea cuando el aparatico suena y te lo recuerda)- así sabes que por ciento del tiempo dedica una persona (o una posición particular) a x tarea. En el caso de la vida, si me estoy sintiendo con frecuencia enfermo o deprimido, voy a la raíz: ¿En qué estoy pensando? Sino tengo un aparato de esos, puedo pedirle a alguien: ‘texteame’ (en buen español, si me coge mi suegra! Me deshereda!) aleatoriamente durante el día y pídeme que anote en lo que estoy pensando: ¿el resultado? Una foto de tus pensamientos y preocupaciones frecuentes. Un análisis directo al hígado de la causa de tu dolor de cabeza o de espalda! Oye, otra cosa que es en mi práctica es básico es que “todo lo que se mide, tiende a mejorar”, el sólo hecho de saber que estoy monitoreando lo que pienso, me llevará a ir corrigiendo lo que pienso, en qué me enfoco.

Con respecto al pensamiento, comparto con ustedes un devocional que tuvimos recientemente sobre este tema:

Como en toda relación- en mi relación con Dios, hay una parte que depende de mí…

¿Cuántos de nosotros en nuestro pensamiento (que no son otra cosa que la cuna de nuestras acciones) hemos alimentado creencias que no nos ayudan? Por ejemplo: las mujeres son…, los hombres son… yo soy… mi país es…. Mi familia es… mi esposa es… mi vecino es… mis padres son…mi jefe es… Dios es…la vida es….

Mi relación con Dios, conmigo y con los demás tiene su base en los pensamientos que yo alimento….¿No es incongruente con el amor propio y el amor a los otros el subestimarme o , o tener mal concepto de x ó y persona, de mi esposo, de mi esposa, de mis hijos? Es en mi pensamiento donde nacen los juicios y aun cuando no los exteriorice verbalmente, los demuestro a través mis acciones para con aquellos a los que juzgo. Aunque parezca difícil, nosotros sí podemos escoger nuestros pensamientos.

La importancia del pensamiento es tal que muchos libros, incluído libros dentro de la Biblia, plantean este principio:

Romanos 12:2

NVI: “No se amolden al mundo actual, sino sean transformados mendiante la renovación de su mente. Así podrán comprobar cuál es la voluntad de Dios, buena, agradable y perfecta”

RV: “Y nos os conforméis a este siglo; mas reformaos por la renovación de vuestro entendimiento, para que experimentéis cuál sea la buena voluntad de Dios, agradable y perfecta”.

Filipenses 4:8

NVI “Por último hermanos, consideren bien todo lo verdadero, todo lo respetable, todo lo justo, todo lo puro, todo lo amable, todo lo digno de admiración, en fin todo lo que sea excelente o merezca elogio.”

RV: “Por lo demás, hermanos, todo lo que es verdadero, todo lo que es honesto, todo lo justo, todo lo puro, todo lo amable, todo lo que es de buen nombre; si hay virtud alguna, si algo digno de alabanza, en esto pensad”

Proverbios 23:7

NIV: “Pues como piensa dentro de sí, así es…”

RV: Porque cual es su pensamiento en su corazón, tal es él.

RV 1909 Porque cual es su pensamiento en su alma, tal es él”.

Isaías 26:3 : “Tú guardarás en completa paz a aquel cuyo pensamiento en ti persevera; porque en ti ha confiado”

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 A=Analizar (Autoevaluar)

    • El analizar en el caso de mejoramiento continuo, es posiblemente la etapa mas larga (de las primeras cuatro, porque la última puede ser hasta ‘vitalicia’).  Se utiliza una diversidad de herramientas para entender y evaluar datos, para descartar lo que no es relevante, para determinar que es viable y que no, etc.
  • En la vida, posiblemente, es igual. Analizar qué podemos cambiar, qué podemos mejorar conlleva, el evaluarnos cuidadosamente, estudiar, leer, meditar, orar. Yo siempre digo que si somos capaces de utilizar en promedio unos cinco a seis libros cada semestre de nuestra vida para formarnos intelectualmente (empezando en primer grado, serían aproximadamente 144 libros al finalizar la escuela superior, let alone los de universidad que dependiendo de la carrera que escojamos, serán muchos también!!! Y luego, los que necesitamos leer como parte de los requisitos de un post grado o simplemente de educación continuada) porque no somos capaces de leer varios al ano que nos ayuden a hablar el lenguaje de amor de nuestro cónyuge (sí, el libro de Gary Chapman!), a ser mejores padres, compañeros de trabajo, a ser mejores esposos, a querer servir, a conocer a Dios! Soy fiel creyente de que necesitamos mantenernos leyendo, aprendiendo, no solo en el plano intelectual sino también en el plano espiritual y emocional. De que me sirve saber la integral desde 0 a infinito de f(x)dx sino puedo tratar bien a un compañero de trabajo, de que me sirve conocer todos los principios de mejoramiento continuo sino tengo ninguna herramienta/conocimiento para relacionarme adecuadamente con mi equipo de trabajo.

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I= Implementar

Ahora vamos a la parte dura, del análisis a la acción, eso conlleva valor, esfuerzo, determinación, disciplina y perseverancia. Creo que tengo escritos como algunos 5-10 sueños que no he concretado porque del plan a la ejecución, se me cae el quiosco con bastante frecuencia (por cierto, recientemente estoy leyendo un libro sobre este tema: Execution, de Larry Bossidy).

Ahora, los sueños que sí he visto concretarse en mi vida, es porque con el favor de Dios, he puesto un plan en acción. Por ejemplo, en diciembre de 2011 contraje matrimonio con el amor de mi vida: para este evento tuvimos que hacer un plan, un presupuesto, etc. En fin: se nos dio, fue una boda hermosa, muy sencilla, pero donde cada detalle (gracias a tantas personas que fueron equipo para nosotros!) fue absolutamente maravilloso. Se llevo a ejecución el plan de que música utilizaríamos para el desfile, cual seria la primera canción que bailaríamos como esposo, cual seria el menú a compartir, que pequeño obsequio le daríamos a nuestros amados invitados, etc. Pudo haberse quedado en un plan, un sueno, pero dimos los pasos para concretarlo. Eso es implementación. Mi esposo cumplió su sueño de casarse con una mujer excepcional (y humilde! jaja!).

Implementar es: si estoy sobrepeso (sip! Así es!) y planifico NO TOMAR REFRESCOS, ¡no hacerlo! Sino, es un mero plan que no tiene ningún efecto que no sea ocupar un espacio en mi cabeza hasta que lo ejecute.

Estoy casi segura de que- si eres como yo- tienes varias ideas que has concebido , pero no has llevado al plano de la realidad.

Implementar es no permitir que ninguna circunstancia (o excusa) se interponga en mi camino para lograr lo que me propuse.

Para nosotros los que estamos enamorados, dar un viaje a Mayaguez (desde Fajardo) para ver a quien amamos, no es difícil, lo hacemos. Ahora, si ese viaje es para ir a coger un examen, como que pesa, no??? Somos nosotros lo que le damos valor a eso que deseamos alcanzar para ir tras ello y tener la voluntad de no detenernos hasta lograr lo que queremos, hasta implementar!!!

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C= Controlar

Esta es una etapa importante, significativa; sin embargo, es con frecuencia la que olvidamos hacer; un ejemplo: identificamos una fuente de desperdicio en un proceso: la atacamos, pero mas adelante, dejamos de hacer aquello que habíamos empezado a hacer cuando descubrimos el problema. Pudiera ser que al identificar el problema, comenzamos a ‘monitorear’, a medir, cambiamos unas prácticas, pero no estandarizamos, lo hicimos con un turno y no se lo explicamos al otro; no escribimos un documento que explique lo que hay que hacer de manera consistente, que no dependa de que una persona sepa que hacer, sino de un mecanismo independiente y sencillo, que ayude a que todos sepamos que hacer y como hacerlo.

En la vida- a veces hacemos cosas que sabemos no están bien, que van en detrimento propio o de nuestras relaciones. Llega un punto en el que identificamos la causa, la raíz de lo que estamos haciendo y nos detenemos porque comprendemos que necesitamos mejorarlo. Es ahí donde vemos claramente que necesitamos hacer, y lo hacemos. Digamos, tomamos la decisión de no seguir comiendo (o bebiendo) sin control, sin disciplina. Ahora bien, necesitamos definir unos parámetros que nos mantengan, como dice la etapa por su nombre: en control. Un buen parámetro, por ejemplo, para alguien que tiene un problema de alcoholismo, sería no frecuentar barras, alejarse de amistades que tienen por costumbre consumir alcohol, etc. Un parámetro saludable para una persona casada que se siente atraída por alguien que no es su esposo (a) sería no entablar amistad con este (a) tercero (a). No provocar momentos de intimidad ni física, ni emocional con esta persona. Etc.

Cada uno de nosotros sabe cual es su debilidad; es pues nuestra responsabilidad el establecer los linderos, límites, parámetros saludables para no caer víctima de un deseo egoísta que no nos hace bien ni a nosotros ni a los demás.

Habiendo mencionado el término, hablemos un poco del concepto de responsabilidad, en un marco limitado a nuestra experiencia humana (con esto me refiero a que- los creyentes- sabemos que nuestra confianza está puesta en que Dios es quien tiene control de nuestras vidas, pero que en este momento, para fines prácticos, voy a circunscribirme a hablar de aquello que yo puedo controlar). La responsabilidad es el reconocer que yo tengo participación en lo que se manifiesta en mi vida, en lo que me ocurre, o en lo que no me ocurre. Si conduzco negligentemente y soy causante de un accidente, soy responsable de ello. Si alguien me insulta y yo escojo responder con violencia, yo soy responsable. Si veo un adulto golpeando a un niño abusivamente y no intervengo (no con violencia), soy responsable, si yo escucho que mi vecino agrede a su esposa, y no lo denuncio, soy responsable.

Hay un principio de Salud y Seguridad Ocupacional que establece que yo soy tan responsable de un incidente, si vi el riesgo y no hice nada para removerlo o alertar sobre este, como el que lo causo o lo provoco. (ejemplo: si veo un derrame de aceite- que hizo otra persona- y no lo limpio o alerto para que se limpie, una persona puede pasar, resbalar y caerse o puede contaminarse el ambiente (dependiendo de la cantidad de aceite).

Con esto no digo, que la otra persona (el que a mis ojos es el ‘causante’) no es responsable, TODOS lo somos, pero esta en manos de cada uno reconocer su parte. Hace un tiempo por una diferencia, perdí una buena amistad y luego de que cayó al suelo la barrera del orgullo y del ‘yo tengo la razón’, pude ver mi parte de la responsabilidad. ¿El resultado de esto? Un ejercicio de perdón que nunca olvidaré, un momento de sanación hermoso.

Yo siempre pienso: “camina tu la mitad tuya, al otro le corresponde la suya”. Por ejemplo, en una diferencia con mi esposo, en lugar de pensar que él es el único responsable, miro hacia adentro e identifico qué yo hice que pudo haberle lastimado o molestado: en la mayoría de los casos (cuando estamos hablando con personas emocionalmente maduras) cuando reconocemos en qué hemos fallado y lo compartimos, el otro hace lo propio, no dice ‘jaja, I was right’, sino que dice, caramba yo también me equivoqué. Lo he visto una y otra vez. Y oye, no lo hacemos buscando eso, pero ese es un resultado bueno, bonito… la humildad de ambas partes.

Además, cuando reconozco lo que yo puedo mejorar, soy libre, porque eso sí esta en mi control. Por el contrario, si vivo esperando que el otro reconozca lo que hizo mal, soy esclava de una expectativa que puede darse o no. Yo no puedo controlar a nadie, sí puedo controlar lo que yo hago, lo que yo pienso, lo que yo decido, como yo reacciono, eso es una decisión personal. Puedo pasarle por el lado a alguien que me diga, mira so jincha!!! (lo cual es muy cierto) y decidir sentirme ofendida y contestarle cualquier barbaridad o puedo seguir caminando y no permitir que me afecte ni un poquito… (Nota: en esta isla ser jincha= muy blanca, no es fácil; los ‘potes de leche’ somos altamente discriminados, jaja! Ya lo he ido superando).

Para cerrar el tema de “CONTROLAR” (en el contexto de mantener-‘sustain’, en inglés aquello que hemos alcanzado, les traigo UNA ANALOGIA DE LA VIDA ESPIRITUAL, CON LEAN y con otras cosas que requieren de nuestra constante disciplina (¡como nuestras amadas dietas!): comparto una cita del libro Toyota Way to Lean Leadership, de Jeffrey Liker y Gary Convis: “Without the constant vigilance and dedication of managers and workers alike, without leadership, backsliding is common and rapid. Analogous to the months of discipline, dieting and self-denial required for a person to lose 20 pounds only to gain it back on a few weeks of piña coladas an desserts”.

Yo pienso que nuestro creador, dueño de toda sabiduría, nos dejó- además de unas leyes físicas que mantienen el orden del universo- unas leyes (o principios) espirituales por los cuales podemos regirnos. Por ejemplo: Una ley física es la de la gravedad, y una análoga en el plano espiritual es el hecho de que con frecuencia, somos ‘halados’ por nuestro ego, por nuestra naturaleza humana a permanecer ‘abajo’ en lugar de elevarnos. Dice la Palabra en el libro de Romanos: 14 Sabemos, en efecto, que la ley es espiritual. Pero yo soy meramente *humano, y estoy vendido como esclavo al pecado. 15 No entiendo lo que me pasa, pues no hago lo que quiero, sino lo que aborrezco. 16 Ahora bien, si hago lo que no quiero, estoy de acuerdo en que la ley es buena; 17 pero, en ese caso, ya no soy yo quien lo lleva a cabo sino el pecado que habita en mí. 18 Yo sé que en mí, es decir, en mi *naturaleza pecaminosa, nada bueno habita. Aunque deseo hacer lo bueno, no soy capaz de hacerlo. 19 De hecho, no hago el bien que quiero, sino el mal que no quiero. 20 Y si hago lo que no quiero, ya no soy yo quien lo hace sino el pecado que habita en mí.

21 Así que descubro esta ley: que cuando quiero hacer el bien, me acompaña el mal. 22 Porque en lo íntimo de mi ser me deleito en la ley de Dios; 23 pero me doy cuenta de que en los miembros de mi cuerpo hay otra ley, que es la ley del pecado. Esta ley lucha contra la ley de mi mente, y me tiene cautivo. 24 ¡Soy un pobre miserable! ¿Quién me librará de este cuerpo mortal? 25 ¡Gracias a Dios por medio de Jesucristo nuestro Señor! (Romanos 7:14-25, NVI)

Por ejemplo, he visto personas queriendo salir de un vicio o de un mal hábito, que buscan cualquier excusa para permanecer en el, porque es la vía fácil (lo conocido). O personas que quieren bajar de peso (insisto en esto, ah? ¿Por qué será?) que dicen: empiezo el lunes, pero el lunes hay un cumpleaños en el trabajo y hay que comer bizcocho right? Y el martes empiezo, pero ese día tengo reunión en la tarde y no cocino, lets go to the fast food, y el miércoles? ok el miércoles cocino y comemos light, y el jueves, maybe? A menos que estemos tarde para ir al cine. Pero llega el viernes y es a comer! A comer fuera, y a comer postre y el sábado igual y el domingo después de la iglesia, la pizza (sobre todo si el pastor la menciona, jaja) es obligada! Wow! Y no logro la meta y me pregunto pero por qué? Hace un tiempo una amiguita me dio una lección valiosa (que aprendí en la teoría, pero que no he llevado a la practica!) sobre que en la Palabra habla de Amor, Poder y Dominio Propio (2 Timoteo 1:7   “Porque no nos ha dado Dios espíritu de cobardía, sino de poder, de amor y de dominio propio”.), y este dominio propio se refiere a muchas cosas: Lo que hago, lo que no hago, lo que digo, lo que no digo, y lo que como o lo que no como! Wow! chica, me la pusiste difícil, yo no le habría dado (será porque no me conviene???) esa interpretación. Bueno, en fin que en lo que no seamos consistentes, no tendremos (o mantendremos) los resultados que deseamos.

Siempre digo que las aves se mantienen volando por que se mantienen aleteando y cuando no están aleteando es porque hay unos principios físicos (por ejemplo que el diseño de su cuerpo es aerodinámico- como el mío, jaja!) que permiten que puedan volar ‘un tiempo’ sin aletear, pero no mucho. (Mi intención no es entrar en el tema de la aerodinámica con detalles, me parece un tema fascinante, pero no sé mucho del mismo). Igual para nosotros, una vez hemos establecido unas disciplinas  (orar, meditar, disfrutar de la naturaleza, continuar aprendiendo, conversar con amigos que nos edifiquen, leer libros que nos ayuden a crecer) mantenernos practicando las mismas, es la clave para el éxito.

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2 Replies to “Mejoramiento Continuo, DMAIC aplicado a la vida”

  1. Milly!! Gracias!
    Muxhas cosas de las que dices reuenan conmigo, pero sobre todo el underlying mesage behind de message. Puedo persivir lo que tu mente piensa de tu mente y me fascina la manera tan ral y genuina de como confrontas la información y el conocimineto con el analysis y los mayoces de perspectva. Me encanta como enmarcas el yo que es con el yo que piensa. Simplemente genial!

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